Почему в ведомости на выплату зарплаты появляется надпись «В том числе долг за предыдущий период»?

Надпись «в том числе долг за предыдущий месяц» корректна, когда на самом деле не выплачена зарплата за несколько месяцев (рекомендуется на каждый месяц выплаты зарплаты формировать отдельные документы);

Например, в организации заработную плату за февраль сотруднице Бажова С.В. выплатили не в марте, как положено, а вместе с зарплатой март в апреле.

Из списка начислений видно, что сумма начисленной зарплаты сотрудницы за февраль-март составила 110 000 руб.

При заполнении ведомости на выплату мы видим, что в столбце «К выплате» у нас есть ссылка, «в т.ч. за февраль 2022, март 2022». Т.е. по регистру «Зарплата к выплате» программа видит, что в феврале по сотруднику не было выплат, и в ведомость на выплату зарплаты за март в апреле подтягивает невыплаченную зарплату за прошлый месяц.

Кликнув на ссылку, мы увидим, что сформировано две записи-за февраль и март, к каждой строке подтянулся свой верный документ-основание.

Безусловно, если вы четко ведете зарплату, как положено по закону -сначала выплачиваете аванс, затем делаете начисление зарплаты, далее формируете ведомость на окончательный расчет, заканчиваете это всё корректным перечислением налога в бюджет и больше не вносите исправления в эти документы, то вероятность возникновения проблем крайне мала.

Однако, не всегда данный алгоритм соблюдается пользователями. Поэтому мы рекомендуем на каждый месяц начислений делать отдельные документы с корректными данными, заполненными автоматически.

Теперь рассмотрим случаи, когда данная ссылка является ошибкой.

В ведомости за июнь тянется уволенный сотрудник с долгом за декабрь и февраль.

Какой порядок действий в таком случае? Перед начлом работы ОБЯЗАТЕЛЬНО делаем архивную копию базы данных и только после этого приступаем к исправлению. Устанавливаем отбор ведомостей на выплату по данному сотруднику и распроводим все ведомости с декабря, включая февраль (ведомость на выплату аванса можно не распроводить).

Далее, проваливаясь последовательно в каждый документ, удаляем сотрудника и по кнопке «Заполнить» заново добавляем его в документ. Проводим. Таким образом, мы заставляем программу пересчитать данные внутри себя заново!

Теперь заново перезаполняем ведомость на выплату за июнь 2022 г. и видим, что по данному сотруднику больше не тянется долг.

Следующей причиной может служить изменение реквизита самого начисления.

Например, вы начислили премию с кодом дохода 2000. Увидели ошибку  и решили, что лучше премии присвоить код 2002. Не перезаполняя документ начисления, формируете ведомость на выплату премии, а там проходит код 2002. В результате снова можно ждать появления такой надписи при следующих выплатах. Причем, это касается не только кода дохода. Это может быть изменение категории дохода, вида дохода для исполнительного производства.

Следующий пример, вы начислили сотруднику отпуск, сделали ведомость на выплату, потом вспомнили, что с начала месяца нужно было перевести этого сотрудника в другое подразделение. Сделали кадровый перевод, перезаполнили документ начисления отпуска, а ведомость на выплату не перезаполняли, т.к. сумма отпуска сотрудника от перевода в другое подразделение не изменилась! Поэтому не удивительно, что при следующей выплате зарплаты этому сотруднику у вас появится надпись, что есть долг по отпуску, несмотря на то, что он оплачен.

Следующей и, пожалуй, самой главной причиной может быть нарушение последовательности проведения документов. Это самая частая ошибка, наблюдаемая у пользователей.

Напомним самую простую последовательность проведения документов, где есть аванс и окончательный расчет за месяц:

-вносим кадровые и межрасчетные документы текущими датами,

-формируем документ начисление зарплаты за 1-ю половину месяца (если аванс фиксированной суммой-сразу ведомость на выплату аванса)

— делаем ведомость на выплату аванса,

—  далее формируем документ начисления зарплаты за месяц,

— создаем ведомость на выплату окончательного расчета.

И больше в этот месяц мы не вносим исправлений! Не делаем никаких кадровых переводов задним числом, не меняем реквизиты платежей и т.д.

В таких случаях происходит следующее, задними числами вносятся поправки/исправления, а сами документы зарплаты не перезаполняются, возникает пересортица. Опять же, для исправления, необходимо последовательно перезаполнить и перепровести все документы по проблемному сотруднику.

Также часто надпись долга появляется, когда идет ручное исправление зарплаты из месяца в месяц!

Таких примеров может быть масса, все перечислить невозможно. Но Вы должны не бояться таких ошибок, учиться их находить, понимать и не игнорировать! Потому что если не поправить вовремя, данная ошибка может снова «вылезти» в следующем месяце.

Как всё-таки исправлять такую ошибку?

Волшебной кнопки исправления зарплаты и НДФЛ к сожалению, нет!

Самое правильное решение – это посмотреть с какого периода появляется эта надпись, вернуться туда, распровести все последующие документы начисления и выплаты зарплаты и заново их все ПЕРЕЗАПОЛНИТЬ!Не просто отменить проведение и опять провести, а ПЕРЕЗАПОЛНИТЬ! Иначе вся эта работа не будет иметь никакого смысла.